27 września 2023 Agnieszka Maj-Zuk Corporate Governance

E-doręczenia: nowe obowiązki dla przedsiębiorców

Minister cyfryzacji wydał komunikat precyzujący termin na obowiązkowe założenie adresu do e-doręczeń. Od 10 grudnia 2023 r. taki e-adres będą musiały założyć, między innymi, podmioty rejestrujące się w KRS. Dodatkowo, nie później niż do 10 marca 2024 r., muszą go założyć podmioty już wcześniej zarejestrowane w KRS. Pełna lista obowiązanych podmiotów znajduje się w dalszej części artykułu.

e-Doręczenia to elektroniczne odpowiedniki listu poleconego za potwierdzeniem odbioru – równoważne tradycyjnym przesyłkom poleconym. Mają być stosowane w komunikacji z podmiotami publicznymi, służyć usprawnieniu prowadzenia korespondencji i odejściu od papierowej, niedoskonałej formy.

W poprzednim artykule informowaliśmy o wejściu w życie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem publicznych systemów teleinformatycznych, która była nowelizacją ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych („Ustawa”). Sama Ustawa została podpisana przez Prezydenta RP 27 listopada 2020 r., a pierwotny termin wdrożenia części przepisów miał przypadać na 5 lipca 2022 r. W międzyczasie Ustawę znowelizowano, anulowano pierwotny termin wdrożenia i wprowadzono przepis obowiązujący ministra właściwego do spraw informatyzacji do ogłoszenia w Dzienniku Ustaw RP komunikatu określającego termin wdrożenia e-Doręczeń („Komunikat”). Skutkowało to brakiem pewności od kiedy zaczną obowiązywać nowe przepisy, gdyż w znowelizowanych przepisach wskazano jedynie, że termin w Komunikacie nie może być wyznaczony później niż na 1 stycznia 2024 r.

Konkretna data została w końcu podana. W Komunikacie minister cyfryzacji wskazuje termin na założenie adresu do e-Doręczeń na 10 grudnia 2023 r. Co to oznacza dla przedsiębiorców?

Zwracamy uwagę, że powyższy termin dotyczy tylko tych przedsiębiorców, którzy od 10 grudnia 2023 r. właśnie będą rejestrować m.in. spółki prawa handlowego w Krajowym Rejestrze Sądowym. Składając wniosek o wpis do rejestru, przedsiębiorca będzie musiał podać dane niezbędne do utworzenia adresu do e-Doręczeń. Jeśli wnioskodawca wyrobi taki adres wcześniej, to we wniosku musi jedynie oświadczyć, że taki adres posiada, jest on aktualny i wpisany do bazy adresów elektronicznych („BAE”). 

Ponadto warto zwrócić uwagę na inne najbliższe terminy obowiązkowego założenia adresu do e-Doręczeń. Obowiązani będą:

  • od 1 stycznia 2024 r. - Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) po 31 grudnia 2023 roku;
  • najpóźniej do 10 marca 2024 r. – podmioty niepubliczne wpisane do KRS przed 10 grudnia 2023 r.

Jeżeli podmioty niepubliczne wpisane do KRS przed 10 grudnia 2023 r. założą adres do e-Doręczeń również do 10 grudnia 2023 r., to informacja w przedmiocie tych adresów zostanie przekazana automatycznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego z BAE do KRS. 

Wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń stanie się także obowiązkowym elementem wniosku o zmianę wpisu w CEIDG w okresie od 30 września 2025 roku do 30 września 2026 roku.

Aby skorzystać z e-Doręczeń należy złożyć wniosek o założenie adresu i wpisanie go do BAE. Wniosek składa się na rządowej platformie biznes.gov.pl pod tym linkiem. Taki wniosek może być również złożony przez pełnomocnika. Wpisanie adresu danego podmiotu do BAE skutkuje tym, że wszelkie urzędy korzystające z e-Doręczeń będą przesyłały korespondencję jedynie elektronicznie. Wszelkie zmiany danych dokonywane przez przedsiębiorców w KRS lub CEIDG będą automatycznie przekazywane do BAE. 

Obecnie Ustawa nie zawiera sankcji za brak adresu do e-Doręczeń w terminach wskazanych powyżej. Niezależnie od tego faktu rekomendujemy jego założenie. Ustawa wprawdzie przewiduje wprowadzenie „publicznej usługi hybrydowej” sprowadzającej się do przekształcania wysyłek elektronicznych na formę papierową (przybliżaliśmy jej założenia w poprzednim artykule), ale taka forma prowadzenia korespondencji może być bardzo długa i uporczywa – zwłaszcza dla przedsiębiorców rozumiejących jak istotna jest optymalizacja w każdym aspekcie prowadzonej działalności.

Poniżej prezentujemy pełną listę podmiotów obowiązanych do założenia adresu do e-Doręczeń od 10 grudnia 2023 r.:

  • podmioty niepubliczne wpisywane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 10 grudnia 2023 roku (czyli m.in. spółki prawa handlowego, spółdzielnie, stowarzyszenia).
  • Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego:
    • adwokata,
    • radcy prawnego,
    • doradcy podatkowego,
    • doradcy restrukturyzacyjnego,
    • rzecznika patentowego,
    • notariusza.
  • Radcy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej wykonujący czynności służbowe.
  • Podmioty publiczne:
    • organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,
    • inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,
    • Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
    • Narodowy Fundusz Zdrowia,
    • agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej; uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych,
    • jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.