Protokołowanie uchwał zarządu w spółkach kapitałowych

Zeszłoroczna nowelizacja Kodeksu spółek handlowych, nazywana popularnie „prawem holdingowym”, wprowadziła istotne zmiany w funkcjonowaniu spółek kapitałowych, spośród których szczególne zainteresowane wzbudziły nowe regulacje poświęcone instytucji grupy spółek. 

Nowelizacja zawierała jednak szereg zmian w przepisach o charakterze bardziej technicznym, regulacjach nieistotnych jedynie z pozoru. Wśród nich znalazły się te poświęcone zarówno wymogom protokołowania uchwał zarządów w spółkach kapitałowych jak i podpisywania protokołów. 

Nowe wymogi

Przepisy ustawy z 9 lutego 2022 r. zmieniającej regulacje Kodeksu spółek handlowych od 13 października 2022 r., w zakresie w jakim wprowadziły lub doprecyzowały wymóg protokołowania uchwał zarządu, tj. art. 2081, 30058 § 5 oraz 376 k.s.h., dotyczą każdej z trzech spółek kapitałowych. 

W przypadku najpopularniejszej z nich, spółki z o.o., ustawodawca zdecydował się na dodanie art. 2081 k.s.h, wprowadzającego nowy wymóg protokołowania uchwał zarządu. Zgodnie z przepisem, wspomniany protokół powinien zawierać porządek obrad, imiona i nazwiska obecnych członków zarządu i liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały, jak również zdania odrębne wraz z ich ewentualnym umotywowaniem. 

W przypadku prostej spółki akcyjnej i spółki akcyjnej, przepisy nowelizujące wprowadziły analogiczne zmiany, z tym jednak zastrzeżeniem, że posłużyły one jako doprecyzowanie starych regulacji. 

Wątpliwości praktyki

Zakres stosowania przepisów szybko stał się przedmiotem sporów w praktyce, bowiem w przypadku żadnej ze spółek ustawodawca nie wskazał wyraźnie, czy protokół należy sporządzić niezależnie od trybu podejmowania uchwał. 

Praktyka sugerowałaby, że sporządzenie i sygnowanie protokołu niezbędne jest jedynie wówczas, gdy zarząd podejmuje uchwały w ramach tradycyjnego posiedzenia, zbędne zaś w przypadku uchwał podejmowanych poza posiedzeniem przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość oraz podejmowanych w nieco archaicznym współcześnie trybie pisemnym. W przypadku pierwszego z uwagi na tworzenie niedogodnego formalizmu, niweczącego niejako praktyczne korzyści płynące z korzystania ze środków porozumiewania się na odległość, w przypadku drugiego ze względu na utrwalenie treści uchwał w ramach trybu ich podejmowania. 

Przedstawiciele doktryny prezentujący wspomniane stanowisko wskazują precyzyjniej, iż z praktycznego punktu widzenia powzięcie uchwały w trybie pisemnym dezaktualizuje konieczność sporządzenia protokołu, ponieważ uchwała zostaje powzięta poza posiedzeniem oraz utrwalona w formie pisemnej. Zwolennicy protokołowania uchwał podejmowanych jedynie na posiedzeniach podkreślają również, że art. 2081 oraz 376 k.s.h. posługują się określeniem „porządek obrad”, który zostaje przecież stworzony jedynie na potrzeby zarządu obradującego w tym trybie.

Z drugiej jednak strony, pogląd ten jest jednak równoważony treścią przepisu, zgodnie z którym protokół podpisuje co najmniej członek zarządu „prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie”. To sugeruje, że wymóg podpisania protokołu, a więc i logicznie jego sporządzenia, należy odnieść zarówno do uchwał podejmowanych poza posiedzeniami jak i w ich trakcie, jak również niezależnie od ich formy. Jednocześnie należałoby przyjąć, że część wymogów co do protokołowania uchwał wynikających z art. 2081 oraz 376 k.s.h. w niektórych przypadkach nie będzie miało zastosowania do uchwał podejmowanych poza posiedzeniem (np. obowiązek wskazania porządku obrad).

Co więcej, intencją ustawodawcy – jak wynika z uzasadnienia projektu ustawy - było wprowadzenie ujednoliconej praktyki protokołowania wszystkich uchwał zarządu. W oparciu o stare przepisy dotyczące P.S.A. oraz S.A. podkreślono, iż „Wątpliwości oraz praktyczne trudności dotyczące sporządzania i podpisywania protokołu z prac zarządu mogą wynikać z sytuacji, w której uchwały omawianego organu podejmowane są podczas posiedzeń z elementem uczestniczenia w nich za pośrednictwem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość czy też decyzje te pozostają efektem głosowań poza posiedzeniami.”

Pogląd wedle którego konieczność sporządzenia protokołu powstaje niezależnie od tego, czy uchwała zostaje podjęta w ramach posiedzenia lub poza nim jak i tego w jakim dokładnie trybie jest podejmowana, zyskuje na znaczeniu z dwóch jeszcze powodów. Otóż dla pełniejszego obrazu nowelizacji, podkreślić dodatkowo należy, że po pierwsze zgodnie z nowymi regulacjami protokołowane jest nie posiedzenie jako takie, lecz „uchwały”, a zatem przyjęte przez zarząd w akcie głosowania decyzje (sugeruje to zatem również uchwały podejmowane poza posiedzeniem). Po drugie zaś przepisy nie dają wyraźnych podstaw do rozróżnienia prawnego omawianych trybów obrad, tak więc również do wybiórczego stosowania regulacji. 

Resztka swobody

W kontraście do obowiązku protokołowania uchwał, w zakresie ich podpisywania ustawodawca zapewnił przedsiębiorcom pewną swobodę. Wszystkie trzy omawiane przepisy, w zakresie w jakim wymagają sygnowania protokołów przez prowadzącego posiedzenie lub zarządzającego głosowanie, mają charakter dyspozytywny, i zarówno statut spółki w przypadku spółki akcyjnej jak i umowa w przypadku spółki z o.o. oraz prostej spółki akcyjnej, a także regulamin zarządu mogą modyfikować tą regułę. 

Nic nie stoi więc na przeszkodzie nadaniu kompetencji do podpisania protokołu choćby prezesowi zarządu lub wprowadzeniu wymogu jego podpisania przez część lub nawet wszystkich członków zarządu. Kontrowersyjne byłoby niemniej odejście od konieczności podpisania protokołu przez któregokolwiek członka zarządu, jako że takie rozwiązanie potencjalnie stałoby w sprzeczności z niewyrażoną wprost w przepisach intencją ustawodawcy. 

Dotkliwe konsekwencje 

Nowe przepisy nie przewidują zarazem konsekwencji niezaprotokołowania uchwał bądź błędnego sporządzenia protokołu. Nie ma również jednolitego stanowiska doktryny w tym względzie. Z jednej strony można znaleźć pogląd mówiący o tym, że naruszenie norm związanych z protokołowaniem uchwał skutkuje jedynie odpowiedzialnością odszkodowawczą wybranych członków zarządu. 

W kontrze prezentowane jest też stanowisko, zgodnie z którym nakaz protokołowania uchwał należy interpretować jako wymóg zachowania formy szczególnej, nie zaś zwykłej formy pisemnej zastrzeżonej wyłącznie dla celów dowodowych. W następstwie, brak sporządzenia protokołu miałby powodować – zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego – nieważność uchwały, a więc efektywnie jej nieistnienie w obrocie prawnym i niemożliwość jej wykonania. 

Wnioski

Niezależnie od przyjętego stanowiska i konsekwencji naruszenia stosownych przepisów, poczynione powyżej rozważania sugerują, aby z ostrożności obejmować protokołem (podpisanym przez prowadzącego posiedzenie lub zarządzającego głosowanie) wszystkie uchwały zarządu niezależnie od trybu ich podjęcia.