Nowelizacja k.s.h. – obowiązek współpracy rady nadzorczej spółki z kluczowym biegłym rewidentem

W październiku 2022 r. weszła w życie ustawa nowelizująca Kodeks spółek handlowych w szczególności w zakresie nowych praw i obowiązków rady nadzorczej. Nowe przepisy wprowadzają między innymi obowiązek współpracy pomiędzy radą nadzorczą spółki a kluczowym biegłym rewidentem, który przeprowadzał badanie rocznego sprawozdania finansowego spółki. W współpracę zaangażowany jest również zarząd spółki.

Powyższa regulacja staje się obecnie szczególnie ważna, gdyż dla większości spółek zbliża się termin odbycia zwyczajnego walnego zgromadzenia (zgromadzenia wspólników) za 2022 r. Natomiast, nowe obowiązki powinny być wykonane, z odpowiednim wyprzedzeniem, przed jego odbyciem.

Omawiana regulacja dotyczy następujących spółek, których sprawozdanie finansowe podlega badaniu ustawowemu (tj. badaniu, którego obowiązek przeprowadzania wynika z art. 64 ustawy o rachunkowości):

• spółka akcyjna,
• spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (jeżeli ustanowiono radę nadzorczą lub komisję rewizyjną),
• prosta spółka akcyjna (jeżeli ustanowiono radę nadzorczą albo radę dyrektorów),
• spółka komandytowo-akcyjna (jeżeli ustanowiono radę nadzorczą).

Zakres nowych obowiązków

W przypadku gdy sprawozdanie finansowe spółki podlega badaniu ustawowemu:

• rada nadzorcza jest obowiązana, z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem, zawiadomić kluczowego biegłego rewidenta, który przeprowadzał badanie sprawozdania finansowego spółki, o terminie posiedzenia rady nadzorczej, którego przedmiotem będzie m.in. ocena sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności spółki, jak również sporządzenie sprawozdania rady nadzorczej,
• zarząd spółki jest zobowiązany zapewnić uczestnictwo kluczowego biegłego rewidenta lub innego przedstawiciela firmy audytorskiej w posiedzeniu rady nadzorczej.

W przypadku prostej spółki akcyjnej, w której ustanowiono radę dyrektorów, wszystkie ww. obowiązki będą spoczywać na tym organie, jako że pełni on zarówno funkcje zarządcze, jak i nadzorcze. Natomiast w spółach z ograniczoną odpowiedzialnością, w których ustanowiono komisję rewizyjną, ww. obowiązki rady nadzorczej spoczywać będą na komisji rewizyjnej.

Obowiązki rady nadzorczej

Z nowej regulacji wprost wynika, że obowiązek rady nadzorczej sprowadza się do zawiadomienia kluczowego biegłego rewidenta (czyli biegłego rewidenta wyznaczonego przez firmę audytorską jako w głównym stopniu odpowiedzialnego za przeprowadzenie danego badania w imieniu firmy audytorskiej) o posiedzeniu rady nadzorczej, dotyczącym sprawozdania finansowego spółki. Przy czym zawiadomienie to powinno nastąpić z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem.

W zakresie tego obowiązku należy zwrócić uwagę, na kilka istotnych aspektów.

Po pierwsze, w praktyce obowiązek zawiadomienia spoczywać będzie na przewodniczącym rady nadzorczej, jako że jest to osoba zobowiązana do należytego organizowania prac rady nadzorczej, a w szczególności zwoływania posiedzeń. Względnie, obowiązek ten będzie spoczywał na innym członku radu nadzorczej zwołującym posiedzenie (jeżeli na podstawie statutu lub ustawy członek taki jest uprawniony do zwoływania posiedzeń rady nadzorczej).

Po drugie, przepisy nie regulują kwestii formy oraz treści zawiadomienia kluczowego biegłego rewidenta. Jeżeli chodzi o formę, może więc być ona dowolna (o ile nic innego nie wynika ze statutu lub innych wiążących dokumentów korporacyjnych spółki). Z punktu widzenia sytuacji potencjalnie spornych, lepszym rozwiązaniem jest aby zawiadomienie przybrało formę dokumentu (np. e-mail). Jeżeli zaś chodzi o treść zawiadomienia, to z praktycznego punktu widzenia, powinno ono wskazywać przynajmniej:

• informację o agendzie posiedzenia,
• datę, godzinę i miejsce posiedzenia,
• ewentualnie informację o możliwości udziału przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Po trzecie, jeżeli chodzi o dokładny termin zawiadomienia, „z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem”, to należy stosować przepisy ogólne Kodeksu cywilnego dotyczące liczenia terminów oznaczonych w tygodniach. Przykładowo więc: jeżeli posiedzenie rady nadzorczej ma się odbyć 12 maja 2023 r., to zawiadomienie powinno być dokonane najpóźniej 5 maja 2023 r. Aby uniknąć sytuacji potencjalnie spornych, lepszym rozwiązaniem jest jednak zawiadomienie kluczowego biegłego rewidenta z nieco większym wyprzedzeniem.

W kwestii terminu należy też pamiętać, że spółki akcyjne i proste spółki akcyjne na podstawie ustawy o rachunkowości mają obowiązek udostępnienia akcjonariuszom sprawozdania rady nadzorczej na 15 dni przed walnym zgromadzeniem. Sam obowiązek udostepnienia nie jest niczym nowym, natomiast omawiana nowelizacja ma wpływ na jego wykonanie. Biorąc pod uwagę, że sprawozdanie rady nadzorczej powinno być przyjęte na posiedzeniu, na które zaproszony będzie kluczowy biegły rewident, spółki te muszą uwzględnić w planowaniu dodatkowy tydzień na zawiadomienie biegłego tak, aby zdążyć z udostepnieniem sprawozdania rady nadzorczej akcjonariuszom zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Po czwarte, obowiązek zawiadomienia obejmuje kluczowego biegłego rewidenta, a więc konkretną osobę, odpowiedzialną za przeprowadzenie badania sprawozdania finansowego spółki. Obowiązek zawiadomienia powinien więc być skierowany do tej osoby.

Obowiązki zarządu

Zgodnie z omawianą nowelizacją, spółka, której sprawozdania podlega badaniu ustawowemu, zobowiązana zapewnić uczestnictwo kluczowego biegłego rewidenta lub innego przedstawiciela firmy audytorskiej w posiedzeniu rady nadzorczej. Doprecyzowując, obowiązek ten spoczywa na zarządzie spółki. 

Z nowelizacji wynika, że osobą obecną na posiedzeniu rady nadzorczej nie musi być kluczowy biegły rewident, może być to inny przedstawiciel firmy audytorskiej. Decyzja co do tego, kto konkretnie ma się stawić (kluczowy biegły rewident lub inny przedstawiciel) należy zasadniczo do firmy audytorskiej. Natomiast, kwestia ta może być oczywiście szczegółowo uregulowana w umowie pomiędzy spółką a firmą audytorską.

W ramach omawianego obowiązku zarząd spółki powinien w szczególności zapewnić, że w umowie z firmą audytorską znajdzie się postanowienie nakładające obowiązek zapewnienia przez firmę audytorską udziału kluczowego biegłego rewidenta lub innego przedstawiciela firmy audytorskiej na przedmiotowym posiedzeniu rady nadzorczej. Przy czym, wskazane jest aby postanowienie takie wprowadzić przy zawieraniu każdej pierwotnej umowy z firmą audytorską, aby uniknąć konieczności późniejszego aneksowania umowy i ponoszenia dodatkowych kosztów przez spółkę. Postanowienie umowne powinno też zapewniać udział kluczowego biegłego rewidenta / przedstawiciela firmy audytorskiej w każdym posiedzeniu rady nadzorczej, które dotyczy oceny sprawozdania finansowego, które podlegało badaniu ustawowemu (dotyczy to np. sytuacji, w której konieczne będzie odbycie więcej niż jednego posiedzenia).

W ramach nowych obowiązków, zarząd powinien też przekazać radzie nadzorczej stosowne dane kluczowego biegłego rewidenta, aby umożliwić radzie nadzorczej dokonanie zawiadomienia o posiedzeniu (mieści się to w zakresie obowiązku „zapewnienia udziału”). 

W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjnej i komandytowo-akcyjnej przepisy wprost dopuszczają udział w posiedzeniu rady nadzorczej przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (o ile nie zakazuje tego statut/umowa spółki). Należy więc uznać, że możliwość takiego udziału obejmuje także kluczowego biegłego rewidenta/przedstawiciela firmy audytorskiej. W przypadku tych spółek, wystarczające więc będzie jeżeli zarząd zapewni uczestnictwo kluczowego biegłego rewidenta lub innego przedstawiciela firmy audytorskiej w posiedzeniu rady nadzorcze przy wykorzystaniu takich środków.

Sankcje

Nowelizacja nie wprowadziła nowych, szczególnych zasad odpowiedzialności członków organów spółki za niewywiązanie się z opisanych powyżej obowiązków. Należy pamiętać jednak, że członek zarządu i rady nadzorczej odpowiada wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami statutu spółki, chyba że nie ponosi winy. Niewykonanie opisanych powyżej obowiązków może w określonych przypadkach stanowić podstawę takiej odpowiedzialności.

W szczególności więc, członkowie rady nadzorczej mogą ponosić taką odpowiedzialność za niezawiadomienie kluczowego biegłego rewidenta o posiedzeniu rady nadzorczej, a zarząd za niezapewnienie udziału biegłego lub innego przedstawiciela firmy audytorskiej w takim posiedzeniu (w szczególności za niezapewnienie odpowiednich postanowień w umowie z firmą audytorską).

Należy również pamiętać, że opisane powyżej obowiązki organów spółek wprowadzone nowelizacją są niezależne od tych, które wynikają z ustawy o rachunkowości.