HR In the Know 1/2023

10 maja 2023 r. została przyjęta Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania („Dyrektywa”, „Dyrektywa ws. równości płac i przejrzystości wynagrodzeń”), która ma zostać wdrożona przez państwa członkowskie do 7 czerwca 2026 r. 

Jej cele to wyeliminowanie różnic w wynagrodzeniach ze względu na płeć, zwiększenie ich przejrzystości, a zarazem świadomości pracowników co do ich uprawnień związanych z dostępem do informacji dot. zasad kształtowania wynagrodzeń u pracodawcy, zmiana nastawienia pracodawców w kwestii przejrzystości wynagrodzeń, zapewnienie możliwości dochodzenia roszczeń przez ofiary dyskryminacji i wykonywanie przysługującego im prawa do równego wynagrodzenia.

Dla pracodawców oznacza to w szczególności: konieczność ustalenia lub zrewidowania struktur wynagrodzeń, istotne zniesienie zasłony poufności, nałożenie na nich licznych dodatkowych obowiązków i zwiększenie możliwości dochodzenia przez pracowników roszczeń z tytułu dyskryminacji oraz ryzyko innych sankcji za naruszenie nowych zasad, a także negatywne konsekwencje reputacyjne.

Tym samym szykuje się prawdziwy przewrót, jeżeli chodzi o równość i przejrzystość wynagrodzeń, a w szczególności w odniesieniu do przyjmowanych przez pracodawców kryteriów ich różnicowania. Szereg wskazówek w tym zakresie zawartych jest już bezpośrednio w samej Dyrektywie, natomiast przełożenie ich na praktykę może okazać się żmudnym ćwiczeniem. Analizy, diagnozę indywidualnej sytuacji każdej firmy i przygotowania warto zacząć już dziś.

Konieczne co najmniej progi wynagrodzeń dla kandydatów

Konieczne będzie ustalenie progów wynagrodzeń (początkowego wynagrodzenia) lub przedziałów wynagrodzeń na danym stanowisku, które mają być udostępniane kandydatom do pracy. Powinny być one, co do zasady, spójne ze strukturą wynagrodzeń, o której mowa poniżej.

Struktury wynagrodzeń

Pracodawcy będą zobligowani do tworzenia i przeglądu siatek lub tabeli płac, aby zapewnić równość i przejrzystość wynagrodzeń osób wykonujących tę samą lub takiej samej wartości pracę - powinny one pozwolić na porównanie wartości różnych stanowisk pracy w ramach danej firmy. Zasada równości wynagrodzeń powinna być przestrzegana w odniesieniu do płac godzinowych, płac miesięcznych lub wszelkich innych świadczeń, pieniężnych lub rzeczowych, otrzymywanych bezpośrednio lub pośrednio przez pracowników. W ramach składników uzupełniających lub zmiennych wymienia się np. premie, rekompensatę za pracę w godzinach nadliczbowych, zniżki na przejazdy, dodatki mieszkaniowe i żywnościowe, rekompensatę za udział w szkoleniach, płatności w przypadku zwolnienia, ustawowe świadczenia chorobowe, ustawowo wymagane odszkodowanie i emerytury pracownicze. Struktury wynagrodzenia muszą być takie, aby umożliwić dokonanie oceny, czy pracownicy są w porównywalnej sytuacji w odniesieniu do wartości pracy na podstawie obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów uzgodnionych z przedstawicielami pracowników, o ile tacy przedstawiciele istnieją.

Wiązać się to będzie z ogromem pracy w postaci analiz, tworzenia odpowiednich siatek i struktur wynagrodzeń oraz ich elementów, procedur, polityk, wyceny i wartościowania stanowisk, ich wdrażania oraz ewaluacji. Czy taryfikatory wynagrodzeń wbudowane w regulaminy wynagradzania staną się powszechne?

Zróżnicowanie sytuacji płacowej pracowników: jakie kryteria?

Konieczne będzie wprowadzenie struktury wynagrodzeń zapewniającej, aby w wynagrodzeniach pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości nie występowały różnice ze względu na płeć, które nie byłyby uzasadnione obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami. W motywach Dyrektywy wskazano kryteria, które pomogą ocenić, czy praca jest pracą o tej samej wartości, są to: (i) umiejętności, (ii) wysiłek, (iii) odpowiedzialność i (iv) warunki pracy. Pracownicy mogą być jednak różnie wynagradzani, wykonując taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości, o ile zastosowanie mają obiektywne kryteria obejmujące m.in. osiągnięcia i kompetencje. Pracodawca powinien wyważyć każdy z tych czterech czynników w zależności od znaczenia tych kryteriów dla konkretnego miejsca pracy lub stanowiska. Konieczne i możliwe może być również uwzględnienie dodatkowych kryteriów, jeżeli są one istotne i uzasadnione. Powinien być prowadzony pomiar i porównywania stanowisk pracy, w przypadku których zakres obowiązków jest wprawdzie różny, ale ma taką samą wartość.

Kryteria powinny być również jawne i komunikowane pracownikom

Co istotne pracodawcy będą musieli również udostępniać swoim pracownikom kryteria stosowane do określania poziomów wynagrodzenia i progresji wynagrodzenia. 

Porównywalność wszystkich elementów wynagrodzenia

Przy porównywaniu wynagrodzeń pracowników czy to wynagradzanych godzinowo, czy ryczałtowo trzeba będzie wziąć pod uwagę wszystkie składniki uzupełniające lub zmienne oraz świadczenia pieniężne, lub rzeczowe. 

Podwyżki na określonych zasadach

Progresja wynagrodzenia odnosi się do procesu przenoszenia się pracownika na wyższy poziom wynagrodzenia. Kryteria związane z progresją wynagrodzenia mogą obejmować między innymi indywidualne osiągnięcia, rozwój umiejętności i staż pracy. Ponadto, pracodawcy będą musieli wprowadzić zasady przyznawania podwyżek, które będą uzasadnione obiektywnymi i neutralnymi przesłankami, bez względu na płeć.

Szerszy obraz

Warto mieć na uwadze, że równość wynagrodzeń nie zawsze ogranicza się do jednego pracodawcy. Pracownicy mogą znajdować się w porównywalnej sytuacji także wtedy, gdy nie pracują dla tego samego pracodawcy, o ile warunki wynagrodzenia można przypisać jednemu źródłu ustanawiającemu te warunki pracy. Taka sytuacja może mieć miejsce w przypadku, gdy stosowne warunki wynagrodzenia są regulowane przepisami ustawowymi lub umowami dotyczącymi wynagrodzeń i mającymi zastosowanie do wielu pracodawców, lub gdy takie warunki są ustalane centralnie dla więcej niż jednej organizacji lub przedsiębiorstwa w ramach spółki holdingowej lub konglomeratu.

Jak nie dać się zaskoczyć?

Nadchodzące zmiany to nie tylko ogromna zmiana w filozofii zarządzania zasadami wynagradzania pracowników, ale też ogromne przedsięwzięcie organizacyjne. Teraz to najodpowiedniejszy moment na:

• rozpoczęcie prac nad przeglądem firmowych praktyk oraz diagnozą sytuacji firmy w obliczu wymogów Dyrektywy;
• przeprowadzenie remanentu obowiązujących zasad, zwyczajów oraz polityk rekrutacji, przyznawania wynagrodzenia, jego składników oraz innych świadczeń oraz zidentyfikowanie problematycznych lub ryzykownych praktyk;
• rozpoczęcie pracy nad strukturą wynagrodzeń/analizą obowiązującej struktury wynagrodzeń pod kątem nowych wymogów;
• wycenę i wartościowanie stanowisk;
• ustalenie kryteriów przyznawania wynagrodzenia i jego składników oraz innych świadczeń;
• ustalenie listy niezbędnych polityk, procedur oraz rozpoczęcie prac nad ich projektami;
• przeprowadzenie wstępnych szkoleń dla odpowiedzialnych za te procesy osób, a w szczególności kadry zarządzającej firmą i menadżerów HR;
• wykonanie poglądowej oceny luki płacowej, aby oszacować ryzyka oraz sytuację w firmie;
• oszacowanie sytuacji kobiet oraz pracowników korzystających z uprawnień rodzicielskich.

W całym tym procesie bardzo chętnie Państwa wesprzemy i pomożemy przygotować plan działania Państwa organizacji.

Monika Krzyszkowska-Dąbrowska
Paweł Fołda