HR In the Know 6/2024
Nowe dodatkowe obowiązki informacyjne pracodawcy – nie wszyscy je zauważyli
Wskutek nowelizacji Kodeksu pracy oraz niektórych innych ustaw, która weszła w życie dnia 26 kwietnia 2023 r. oraz implementowała do polskiego systemu prawnego m.in. dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej („Dyrektywa”), na pracodawców oprócz podstawowego obowiązku informacyjnego dot. indywidualnych warunków zatrudnienia (art. 29 § 3-3(4) KP) zostały nałożone także inne, nowe i dodatkowe obowiązki związane przede wszystkim z informowaniem pracowników o przysługujących ich uprawnieniach a także reakcji na różnego rodzaje wnioski pracowników związane z ich warunkami pracy. Nie wszyscy pracodawcy zwrócili jednak na nie uwagę i je realizują.
W związku z dodaniem do art. 94 k.p. pkt 1a pracodawca zobowiązany jest do informowania pracowników o warunkach ich zatrudnienia, o których mowa w art. 29 § 3, 3(2) i 3(3) KP lub w art. 29(1) § 2 i 4 k.p. (opisywaliśmy je w poprzednich wydaniach HR in the Know).
Z kolei zgodnie z nowym brzmieniem art. 94(2) k.p. pracodawca ma obowiązek informowania pracowników o: (i) możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy, (ii) możliwości awansu, (iii) wolnych stanowiskach pracy. Obowiązek informacyjny dotyczy zarówno pracowników zatrudnionych na czas określony, jak i nieokreślony, w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy (a także pracowników tymczasowych).
Powyższe informacje mogą być przekazywane przez pracodawcę pracownikom w przyjęty u niego sposób (np. poprzez wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń, zamieszczenie jej w postaci elektronicznej w wewnętrznym intranecie). Zaleca się, by informacja dotyczyła zarówno samego wolnego stanowiska, jak i wymagań, jakie na tym stanowisku należy spełnić. Ponadto, termin zgłaszania kandydatur powinien być określony w taki sposób, by umożliwić osobom zatrudnionym na stanowiskach objętych informacją aplikowanie zgodnie z ogłoszeniem. Brak jest ustawowych wymogów co do terminu i częstotliwości przekazywania wskazanych informacji przez pracodawcę powinny one jednak być realizowane okresowo i tak aby realnie umożliwić pracownikom ubieganie się o wolne stanowiska pracy lub awans. Naruszenie tego obowiązku może potencjalnie ułatwić pracownikom dochodzenie roszczeń z tytułu dyskryminacji.
Z kolei, należy wspomnieć również o nowym uprawnieniu pracowników wynikającym z art. 29(3) k.p. i obowiązku reakcji podmiotu zatrudniającego tj. o możliwości złożenia przez pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy od co najmniej 6 miesięcy wniosku (w postaci papierowej lub elektronicznej) o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy (które są niedookreślone, co skutkuje wątpliwościami i możliwością składania różnorakich wniosków przez pracowników; w tym mogą obejmować m.in. zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy). Dozwolony on jest raz w roku kalendarzowym i nie przysługuje pracownikom zatrudnionym na podstawie umów o pracę na okres próbny. Warto jednak pamiętać, że do zatrudnienia u danego pracodawcy wlicza się również określone wcześniejsze okresy pracy pracownika u tegoż pracodawcy lub jego poprzednika.
Pracodawca musi odpowiedzieć na taki wniosek oraz podać informację o przyczynie odmowy (w przypadku decyzji odmownej) w terminie maksymalnie 1 miesiąca od jego złożenia - odpowiedź może nastąpić z wykorzystaniem formy pisemnej lub dokumentowej (np. w korespondencji mailowej). Przepisy nakazują, aby w miarę możliwości zaakceptował podanie pracownika co oznacza, że jego uwzględnienie nie jest obowiązkowe.
Należy również mieć na uwadze, że wystąpienie przez pracownika z wnioskiem z art. 29(3) § 1 KP nie może stanowić: przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę, przyczyny uzasadniającej przygotowanie do wypowiedzenia lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia lub przyczyny zastosowania działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę.
W przypadku zaistnienia sporu z powodu wyżej wymienionych sytuacji ciężarem dowodu, że przy rozwiązywaniu umowy o pracę lub zastosowaniu równoważnego w skutkach działania przyczyną nie było wystąpienie z wnioskiem z art. 29(3) § 1 KP, jest obciążony pracodawca.
Zmiana w treści art. 281 k.p. skutkuje wprowadzeniem jako wykroczenia przeciwko prawom pracownika naruszenia polegającego na: nieinformowaniu pracownika w terminie o warunkach jego zatrudnienia z rażącym naruszeniem art. 29 § 3, 3(2), 3(3) KP oraz art. 29(1) § 2 i 4 KP, czy nieudzieleniu pracownikowi w terminie (w postaci papierowej lub elektronicznej) odpowiedzi na wniosek o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne lub bezpieczne warunki pracy (w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy) lub nieinformowaniu o przyczynie odmowy uwzględnienia wyżej wskazanego wniosku pracownika z art. 29(3) § 3.
