HR in the Know 1/2025

Planowane rozszerzenie uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy: reklasyfikacja umów cywilnoprawnych

Rezygnacja z oskładkowania umów cywilnoprawnych, a w zamian wprowadzenie kompleksowej reformy Państwowej Inspekcji Pracy polegającej na rozszerzeniu jej uprawnień o możliwość samodzielnego przekształcania pozornych umów cywilnoprawnych w umowy o pracę przez inspektorów pracy – to jedno z założeń uchwały w sprawie zmiany Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności, która została przyjęta przez Radę Ministrów w dniu 29 stycznia 2025 r.

Realizacja w/w reformy miałaby zostać zakończona w II kwartale 2026 r. Jej wejście w życie pociągnie za sobą istotne zmiany dla polskiego rynku pracy, w szczególności dla branż, w których popularne jest zawieranie umów cywilnoprawnych, takich jak IT, ochrona zdrowia czy transport. 

W związku z powyższym, w celu przygotowania się do projektowanych zmian oraz zminimalizowaniu ryzyka reklasyfikacji jeszcze przed ich wejściem w życie, rekomendowany jest przegląd zawartych umów zlecenia, umów o świadczenie usług (B2B) oraz innych umów cywilnoprawnych, obejmujący również analizę ich wykonywania w praktyce.

Różnice między umową o pracę a umową cywilnoprawną

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, stosunek pracy charakteryzuje zobowiązanie się (i) pracownika - do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę oraz (ii) pracodawcy – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Zatrudnienie w warunkach określonych powyżej jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy. Nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu powyższych warunków wykonywania pracy.

Umowami cywilnoprawnymi, które najczęściej występują w praktyce są umowa o świadczenie usług (B2B) oraz umowa zlecenie. Brak jest ustawowego katalogu konkretnych okoliczności decydujących o tym, że dany stosunek prawny ma cechy umowy cywilnoprawnej zamiast stosunku pracy. Dlatego też w celu ustalenia, czy dana umowa ma charakter cywilnoprawny czy pracowniczy, sąd pracy każdorazowo analizuje nie tylko całokształt postanowień kontraktowych, ale również sposób wykonywania pracy w praktyce. Z orzecznictwa Sądu Najwyższego wynika, że o istnieniu relacji prawno-pracowniczej będą świadczyły w szczególności następujące cechy: (i) podporządkowanie osoby wykonującej pracę podmiotowi ją zlecającemu poprzez m.in. wydawanie wiążących poleceń dotyczących wykonywania pracy; (ii) zobowiązanie osoby świadczącej pracę do jej wykonywania w z góry ustalonych godzinach oraz miejscu w ramach norm czasu pracy obowiązujących pracowników (przeciętnie 8 godzin dziennie i 40 godzin tygodniowo), oraz (iii) zobowiązanie osoby wykonującej pracę do przestrzegania regulaminów i polityk pracowniczych.

Ryzyko reklasyfikacji

W obecnym stanie prawnym, jeżeli zawarto umowę cywilnoprawną, ale dany stosunek prawny nosi cechy stosunku pracy, Państwowa Inspekcja Pracy nie jest uprawniona do wydania decyzji administracyjnej w przedmiocie jego reklasyfikacji. Przysługujące jej środki prawne obejmują jedynie skierowanie do pracodawcy polecenia lub wystąpienia o zmianę podstawy prawnej świadczenia pracy, a także wystąpienie do sądu z powództwem o ustalenie istnienia stosunku pracy. Powództwo takie może być również skierowane przez samą osobę wykonującą pracę - zazwyczaj w praktyce dzieje się tak w przypadku rozstania stron. Reklasyfikacji umowy może potencjalnie dokonać również Zakład Ubezpieczeń Społecznych (na gruncie składek na ubezpieczenia społeczne) lub urząd skarbowy (na gruncie podatkowym).

Konsekwencje uznania umowy cywilnoprawnej za umowę o pracę mogą obejmować roszczenie o przyznanie osobie wykonującej pracę świadczeń należnych pracownikom (zarówno pieniężnych, takich jak wynagrodzenie i dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych, jak i niepieniężnych, takich jak udzielenie urlopu), konieczność zapłaty należnych składek na ubezpieczenia społeczne oraz podatków, a także potencjalną grzywnę w wysokości od 1.000 zł do 30.000 zł, która może zostać nałożona na osobę odpowiedzialną w imieniu pracodawcy za zawarcie umowy cywilnoprawnej w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę.

Statystyki

Jak wynika ze sprawozdania Państwowej Inspekcji Pracy za 2023 r. (najświeższego, które jest obecnie dostępne publicznie), w 2023 r. inspektorzy pracy skontrolowali 42.205 umów cywilnoprawnych – zakwestionowali 1.903 umowy zawarte w warunkach wskazujących na istnienie stosunku pracy (4,5%). Dla porównania, w 2022 r. inspektorzy skontrolowali 46 tys. umów cywilnoprawnych – zakwestionowali 2,2 tys. (4,8%), a w 2021 r. na skontrolowanych 37,9 tys. umów zakwestionowali 2,5 tys. (6,6%). 

Co istotne, PIP uznaje powództwo o ustalenie istnienia stosunku pracy za mechanizm mało efektywny – w 2023 r. inspektorzy pracy skierowali do właściwych sądów zaledwie 52 takie powództwa. Zdaniem Inspekcji, najbardziej efektywną formą działania inspektorów pracy wobec łamania zakazu zastępowania umów o pracę umowami cywilnoprawnymi, jest kierowanie do pracodawców poleceń i wystąpień o zmianę podstawy prawnej świadczenia pracy. Środki te są szybsze i skuteczniejsze od czasochłonnych postępowań sądowych. Przeważająca część pracodawców dobrowolnie stosuje się bowiem do zaleceń inspektorów pracy, co prowadzi do przekształcenia kwestionowanych umów cywilnoprawnych w stosunek pracy, bez wytaczania powództw przed sądem pracy o ustalenie istnienia stosunku pracy.

Nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy

PIP od wielu lat podkreśla, że obecne instrumenty przysługujące inspektorom pracy są niewystarczające, aby przeciwdziałać zjawisku nadużywania umów cywilnoprawnych jako podstawy świadczenia pracy. W związku z tym, w przeszłości wielokrotnie postulowała rozszerzenie tych uprawnień o możliwość wydawania decyzji administracyjnych zmieniających rodzaj umowy czemu projekt rewizji Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności wychodzi naprzeciw. Nadrzędnym celem reformy jest ograniczenie segmentacji rynku pracy i zwiększenie poziomu zabezpieczenia społecznego określonych pracowników. Jak wynika z argumentacji, reforma ma umożliwić znacznie sprawniejsze eliminowanie nieprawidłowości związanych ze stosowaniem umów cywilnoprawnych w sytuacjach noszących znamiona stosunku pracy.

Ponadto, w ramach reformy postulowane są również: (i) reforma Kodeksu pracy przewidująca wliczanie do stażu pracy doświadczenia zawodowego zdobytego w oparciu o umowy cywilnoprawne oraz (ii) włączenie artystów do systemu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. 

Planowane jest, że zmiany wejdą w życie do końca II kwartału 2026 roku. W chwili obecnej nie jest jeszcze przesądzone czy reforma uzyska wystarczające poparcie – do jej realizacji, poza zatwierdzeniem przez polską Radę Ministrów, wymagana jest bowiem również zgoda Unii Europejskiej. W chwili obecnej nie jest również znana jeszcze dokładna treść nowych przepisów. Opublikowane plany pokazują jednak trend, w którym mogą podążyć przepisy prawa pracy i już na tym etapie powinny zostać potraktowane jako impuls do przeanalizowania struktur zatrudnienia opartych na umowach cywilnoprawnych pod kątem ryzyka ich reklasyfikacji. Występuje ono bowiem również w obecnym stanie prawnym.