E-doręczenia - otrzymywanie i wysyłanie korespondencji podmiotom publicznym drogą elektroniczną

Usługa ma za zadanie uprościć i zoptymalizować prowadzenie korespondencji

27 maja 2022 r. weszła w życie ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem publicznych systemów teleinformatycznych (Dz.U. 2022 poz. 1002) („Nowelizacja”). Nowelizacja wydłuża termin wejścia w życie przepisów o e-Doręczeniach.

Przepisy te nakładają obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych oraz skrzynki do doręczeń elektronicznych. Podmiotami obowiązanymi do założenia adresu i skrzynki są zarówno podmioty publiczne (np. organy administracji publicznej), jak i przedsiębiorcy zarejestrowani lub rejestrujący się w CEIDG lub KRS.

Przed Nowelizacją, przedsiębiorcy wpisani do KRS byli obowiązani założyć adres do doręczeń i skrzynkę do dnia 1 października 2022 r. Przedsiębiorcy rejestrujący się dopiero w KRS mieli jeszcze mniej czasu – do 5 lipca 2022 r.

W przypadku przedsiębiorców rejestrujących się lub zarejestrowanych w KRS, Nowelizacja wyeliminowała konkretny termin do realizacji obowiązku wspomnianego wyżej. Zasady wyznaczenia nowego terminu wyglądają następująco: 

  • nie ma konkretnego terminu dla przedsiębiorców zarejestrowanych lub rejestrujących się w KRS.
  • Wprowadzono przepis obowiązujący ministra właściwego do spraw informatyzacji do ogłoszenia w Dzienniku Ustaw RP komunikatu określającego termin wdrożenia tychże e-Doręczeń („Komunikat”).
  • Termin określony w Komunikacie nie może być wyznaczony później niż na 1 stycznia 2024 r. i musi być ogłoszony w terminie co najmniej 90 dni przed terminem wdrożenia e-Doręczeń.
  • Termin wskazany w Komunikacie dotyczy podmiotów publicznych. Niepubliczne podmioty wpisane do KRS mają dodatkowe 3 miesiące od terminu wskazanego w Komunikacie na wdrożenie e-Doręczeń.

Pomimo nieprzewidywalności terminu na założenie adresu i skrzynki do e-Doręczeń, portal rządowy gov.pl umożliwia złożenie wniosku o założenie adresu do e-Doręczeń przez portal gov.pl (LINK).

Rekomendujemy skorzystanie z możliwości wcześniejszego założenia adresu do e-Doręczeń. Ograniczy to ryzyko wystąpienia ewentualnych przeciążeń systemu informatycznego, gdy podmioty obowiązane będą składać wniosek na ostatnią chwilę i pozwoli lepiej zapoznać się z funkcjonowaniem e-Doręczeń.

Jak mają funkcjonować e-Doręczenia?

Rozwiązania dotyczące e-Doręczeń polegają na prowadzeniu korespondencji drogą elektroniczną i odejściu od formy papierowej. Taka szybsza forma komunikacji ma skrócić czas doręczeń, obniżyć koszty korespondencji oraz usprawnić pracę podmiotów publicznych.

Platformami wykorzystanymi do nowego sposobu komunikacji będą:

  • publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego („PURDE”):
    • PURDE to usługa zaufania umożliwiająca przesyłanie korespondencji pomiędzy dwoma podmiotami (w tym przynajmniej jednym podmiotem publicznym, np. urzędem) poprzez system teleinformatyczny. Dzięki PURDE, każdy będzie mógł uzyskać dowód wysłania i otrzymania przesyłki przez odbiorcę, zgodnie ze standardem właściwym dla usług zaufania i identyfikacji elektronicznej.
    • Dla podmiotów niepublicznych, przesyłanie korespondencji za pośrednictwem PURDE będzie bezpłatne.
  • Publiczna usługa hybrydowa („PUH”):
    • PUH stanowi uzupełnienie PURDE. 
    • W przypadku braku możliwości doręczenia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych, podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem PUH.
    • Funkcją PUH jest możliwość przekształcenia wysyłki elektronicznej na papierową. Przesyłka elektroniczna przyjmie wówczas formę tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.
    • Poczta Polska jest operatorem wyznaczonym do przekształcania przesyłek.
    • Funkcja PUH będzie realizowana za pomocą zautomatyzowanej linii wydruków, pakowania i kopertowania tak, aby uniemożliwić wprowadzenie niewykrywalnych zmian danych do korespondencji.
    • Z PUH będą mogły korzystać wyłącznie podmioty publiczne.

Jak pokazuje dotychczasowe doświadczenie, termin wdrożenia e-Doręczeń może podlegać zmianom, choć rząd tego nie zapowiada. Polecamy zatem śledzenie ewentualnych kolejnych nowelizacji przepisów o e-Doręczeniach.