HR In the Know 3/2024

(Rozszerzone) obowiązki informacyjne pracodawcy o indywidualnych warunkach zatrudnienia – ważne, aby pamiętać o dodatkowych aktualizacjach przy zmieniającej się sytuacji danego pracownika

Nowelizacja Kodeksu pracy („KP”) oraz niektórych innych ustaw, która weszła w życie 26 kwietnia 2023 r. przyniosła szereg zmian w zakresie obowiązku informacyjnego pracodawcy wobec pracowników. Rozszerzeniu uległ: (i) podstawowy obowiązek informacyjny wobec pracowników, oraz (ii) obowiązek informacyjny pracodawcy delegującego pracownika z terytorium RP/wysyłającego pracownika w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju, a także pojawił się (iii) dodatkowy obowiązek informacyjny względem pracowników pracujących zdalnie wprowadzony nowelizacją KP dot. pracy zdalnej. 

W praktyce zaowocowało to koniecznością trzymania ręki na pulsie przez Działy HR w zakresie aktualizacji informacji uzupełniających dla poszczególnych pracowników i zrodziło konieczność przygotowania nowych wzorów informacji o warunkach zatrudnienia oraz informacji dla pracowników wykonujących zagraniczne zadanie służbowe (a nie jedynie dla pracowników delegowanych). Nie wszyscy pracodawcy nadążają jednak za nowymi obowiązkami, a tym samym często bywają one przeoczane.

Podstawowy obowiązek informacyjny dot. indywidualnych warunków zatrudnienia (art. 29 § 3-3(4) KP)

Obowiązek informacyjny pracodawcy po nowelizacji rozszerzono o szereg nowych pozycji. Sposób sformułowania ich treści stanowi przedmiot wielu interpretacji Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej) oraz Państwowej Inspekcji Pracy, a Działy HR w dalszym ciągu borykają się z wątpliwościami dot. praktycznych wzorów dokumentów. Nie wiadomo m.in. jak szczegółowe powinny być wzory informacji, żeby pozostały wystarczająco zrozumiałe dla pracowników, ani na ile szczegółowo powinny adresować sytuacje indywidualne, jak chociażby wymiar czasu pracy, czy kwestie wynagrodzeń, świadczeń pieniężnych lub rzeczowych.

Co istotne, konieczne jest również poinformowanie pracownika o zmianie ww. warunków zatrudnienia, a także o objęciu układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym – niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma do niego zastosowanie (chyba że zmiana wynika ze zmiany przepisów już wskazanych w informacji) (art. 29 § 3(3) KP). Aby uniknąć konieczności ciągłych rewizji, informacje nie powinny być nazbyt szczegółowe.

Dodatkowe informacje w związku z pracą zdalną

W przypadku wykonywania przez pracowników pracy zdalnej ww. informacja obejmuje dodatkowo co najmniej: (i) określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną; (ii) wskazanie osoby lub organu dokonującego czynności z zakresu prawa pracy, odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej. 

Taka informacja może zostać przedstawiona najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez pracownika wykonywania pracy zdalnej, gdy praca zdalna jest przez strony uzgodniona w trakcie zatrudnienia. Natomiast w przypadku uzgodnienia pracy zdalnej przy zawieraniu umowy o pracę informacja powinna zostać przekazana na zasadach ogólnych obowiązujących przy podstawowym obowiązku informacyjnym, tj. nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy (art. 67(21) KP). 

Informacja dla pracowników delegowanych/wykonujących zagraniczne zadanie służbowe (art. 29(1) KP)

Zmiany w zakresie obowiązku informacyjnego dla pracowników wyjeżdżających (tj. przed wyjazdem pracownika do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie) objęły zarówno pracowników delegowanych w rozumieniu ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług, jak i innych pracowników wysyłanych w podróż służbową/w celu wykonania zadania służbowego, pod warunkiem, że pobyt trwa ponad 4 kolejne tygodnie. Taki wyjazd służbowy będzie powodował konieczność przygotowania przez pracodawcę odpowiedniej dodatkowej informacji obejmującej: (i) państwo lub państwa, w których praca lub zadanie służbowe poza granicami kraju mają być wykonywane; (ii) przewidywany czas trwania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju; (iii) walutę, w której będzie wypłacane pracownikowi wynagrodzenie w czasie takiego wykonywania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju (wystarczy jedynie wskazać właściwe przepisy prawa pracy (art. 29(1) § 3 KP)); (iv) świadczenia pieniężne lub rzeczowe związane z wykonywaniem pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju (jeśli takie świadczenia przewidują przepisy prawa pracy lub wynika to z umowy o pracę); (v) zapewnienie lub brak zapewnienia powrotu pracownika do kraju; (vi) warunki powrotu pracownika do kraju ‒ w przypadku zapewnienia takiego powrotu (art. 29(1) § 2 KP).

W przypadku delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, pracodawca dodatkowo informuje pracownika delegowanego m.in. o (i) wynagrodzeniu za pracę przysługującym zgodnie z prawem państwa delegowania; (ii) dodatku z tytułu delegowania lub przepisach dot. pokrycia kosztów podróży (służbowej), wyżywienia i zakwaterowania; (iii) linku do strony państwa przyjmującego z informacjami o warunkach zatrudnienia dla pracowników delegowanych (art. 25c ust. 1 ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług). 

Pracodawcy powinni zachować czujność podczas całego pobytu pracownika za granicą, albowiem wszelkie zmiany ww. warunków zatrudnienia powinny zostać przekazane pracownikowi niezwłocznie. W tej kwestii również przepisy obligują pracodawcę do przekazania zaktualizowanej informacji nie później niż w dniu zastosowania nowych warunków (chyba że zmiana wynika ze zmiany przepisów już wskazanych w informacji) (art. 29(1) § 4 KP oraz art. 25c ust. 3 ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług). 

Sposób poinformowania pracownika

W większości przypadków uproszczono procedury informacyjne umożliwiając pracodawcom przekazanie informacji również w postaci elektronicznej. Ustawodawca zastrzegł jedynie, że informacje w postaci elektronicznej muszą być dostępne dla pracownika w taki sposób, aby możliwe było ich przechowywanie oraz wydrukowanie. Dodatkowo pracodawca ma zachować dowód przekazania/otrzymania przez pracownika ww. informacji (art. 29 § 3(4) KP).

Ochrona pracowników przed negatywnymi konsekwencjami

Pracownicy mogą m.in. wnioskować o podanie powodów rozwiązania umowy o pracę, jeśli podejrzewają, że powodem tego rozwiązania była chęć uzyskania przez nich ww. informacji. Będzie tu miał zastosowanie odwrócony ciężar dowodu i to pracodawca będzie zmuszony udowodnić, że przyczyna rozwiązania umowy o pracę była niezwiązana z realizacją obowiązku informacyjnego (art. 29(4) KP). W przypadku naruszenia przez pracodawcę ww. obowiązku informacyjnego, pracownik ma prawo dochodzić odszkodowania w wysokości nie niższej niż wynagrodzenie minimalne (art. 18(3e) KP).