HR In the Know 4/2024

Na początku marca na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano nowy projekt ustawy o sygnalistach datowany na 26 lutego 2024 r. („Projekt”) wdrażający dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii („Dyrektywa”) i wprowadzający szereg istotnych zmian w stosunku do poprzednich dziesięciu wersji projektowanych przepisów. Jako że w przeciągu kilku najbliższych tygodni lub miesięcy spodziewamy się uchwalenia ostatecznej wersji ustawy przez Sejm i Senat, warto podsumować proponowane rozwiązania, aby jak najszybciej przygotować się na wejście ustawy w życie i sprostać wynikającym z niej obowiązkom. Rekomendujemy również rozpoczęcie prac nad stosownymi procedurami już teraz – dotychczas wprowadzone nie będą wystarczające, a na przygotowanie nowych od zera może okazać się niewiele czasu, biorąc pod uwagę wiele strategicznych decyzji, które należało będzie podjąć. Istotne znaczenie dla wielu podmiotów będzie miał fakt, iż obowiązek ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych będzie uzależniony od stanu zatrudnienia, do którego wliczani będą nie tylko pracownicy, ale również osoby świadczące pracę na innej podstawie prawnej, w szczególności na podstawie umów cywilnoprawnych.

 W niniejszym artykule omawiamy najbardziej istotne zmiany wynikające z Projektu w stosunku do poprzedniego projektu z dnia 8 stycznia 2024 r., o którym informowaliśmy Państwa szerzej w styczniowym wydaniu HR In the Know 2/2024. 

 Wprowadzenie pojęcia sygnalisty i zmiana nazwy ustawy

Jedną z najbardziej rzucających się w oczy zawartych w Projekcie nowości jest nowy tytuł ustawy: ustawa o ochronie sygnalistów. Jest to konsekwencja rezygnacji z pojęcia „osoby zgłaszającej lub publicznie ujawniającej informacje o naruszeniach prawa”. Najnowsza wersja projektowanych przepisów posługuje się w jego miejsce pojęciem „sygnalisty”, definiując go jako „osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą”. Jak informuje projektodawca, zmiana ta podyktowana jest faktem obecności terminu „sygnalista” w społecznej percepcji problematyki zgłaszania naruszeń prawa. Wypada jedynie zaznaczyć, że Dyrektywa również posługuje się tym pojęciem, ale wyłącznie we wstępie, w dalszej części używając pojęcia „osoba dokonująca zgłoszenia” (w wersji angielskiej: „reporting person”). Można zatem przyjąć, że powyższa zmiana ma wyłącznie charakter techniczny i nie powinna wpłynąć na poziom ochrony sygnalistów ani na inne rozwiązania prawne przyjęte w polskich przepisach implementujących Dyrektywę i ich skuteczność.

Rozszerzenie katalogu naruszeń

Kolejną bardzo istotną zmianą jest rozszerzenie zakresu przedmiotowego ustawy poprzez wskazanie w Projekcie czterech nowych rodzajów naruszeń podlegających zgłoszeniu przez sygnalistę. W najnowszej wersji Projektu do katalogu naruszeń kwalifikują się zatem również, obok naruszeń wskazanych w poprzedniej wersji, działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące: (1) wolności i praw człowieka i obywatela, (2) korupcji, (3) handlu ludźmi oraz (4) prawa pracy. Szczególnie ciekawa (i potencjalnie problematyczna) wydaje się ostatnia kategoria, która może wymusić na pracodawcach jeszcze większą staranność w zakresie przestrzegania przepisów prawa pracy, ale też stanowić pole do różnego rodzaju aktywności pracowników chcących zdobyć status sygnalisty. Należy również zauważyć, iż powyższe odwołanie do prawa pracy jest dość ogólne i w praktyce może spowodować problemy co do jego zakresu.

Wydłużenie vacatio legis

Niezwykle ważką nowością jest wydłużenie okresu, po upływie którego nowe przepisy ustawy mają wejść w życie. Poprzedni projekt ze stycznia 2024 r. przewidywał krótkie, jednomiesięczne vacatio legis, po upływie którego obowiązane podmioty miały kolejny miesiąc na ustalenie procedury zgłoszeń wewnętrznych. Terminy te były powszechnie krytykowane jako zbyt krótkie i utrudniające możliwość dostosowania się do nowych przepisów. W związku z powyższym w aktualnej wersji Projektu vacatio legis zostało wydłużone do 3 miesięcy (wyjątkiem są przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych, które mają wejść w życie dopiero po 6 miesiącach od dnia ogłoszenia ustawy), jednakże nie wprowadzono dodatkowego terminu na wdrożenie procedur zgłoszeń wewnętrznych. Powyższe rozwiązanie jest zatem również problematyczne. Z jednej strony rzeczywiście odroczono obowiązek ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłoszeniowych, z drugiej strony – wyłącznie o jeden miesiąc w stosunku do poprzedniego projektu. Ponadto, wejście w życie obowiązku ustalenia procedur zgłoszeń wewnętrznych w tym samym momencie co dzień wejścia w życie ustawy może oznaczać, że konieczne będzie podjęcie działań wewnętrznych w tym przedmiocie przez obowiązane podmioty jeszcze zanim nowe przepisy staną się skuteczne, co może być problematyczne z prawnego punktu widzenia. Dlatego też podtrzymujemy naszą rekomendację rozpoczęcia procesu dostosowania się do nowych przepisów jak najszybciej, tak aby w momencie wejścia w życie ustawy uniknąć poważnych konsekwencji stanowiących rezultat niewywiązania się z ustawowych obowiązków. Jest to szczególnie istotne, biorąc po uwagę fakt, iż Projekt został przekazany do pilnego rozpatrzenia przez Stały Komitet Rady Ministrów, co oznacza, że jego przyjęcie, a następnie przekazanie do rozpatrzenia przez Sejm i Senat powinno nastąpić wkrótce. 

Minimalne odszkodowanie oraz zadośćuczynienie dla sygnalisty

O ile już poprzedni projekt ustawy przyznawał zgłaszającemu, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, prawo do odszkodowania w pełnej wysokości, to dopiero w najnowszej wersji Projektu określono precyzyjnie jego minimalną wysokość: co najmniej dwunastokrotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszanego do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Dodatkowo, nowością jest również przyznanie sygnaliście, obok prawa do odszkodowania, prawa do zadośćuczynienia, czyli obowiązku naprawienia szkody niemajątkowej (krzywdy). Oznacza to wprowadzenie poważnych sankcji finansowych dla podmiotów, które zastosują wobec sygnalistów działania odwetowe. Konieczne będzie zatem wdrożenie i staranne przestrzeganie procedur chroniących sygnalistów przed działaniami odwetowymi. 

Zgłoszenia anonimowe

Dopuszczono ponadto wprost możliwość przyjmowania zgłoszeń anonimowych przez podmioty prawne, organy publiczne i Rzecznika Praw Obywatelskich – ostateczna decyzja w tej kwestii ma należeć jednak do w/w podmiotów. Co istotne, w przypadku dokonania zgłoszenia anonimowego nieprzyjmowanego przez powyższe podmioty przepisy ustawy nie będą miały zastosowania, a więc osoby dokonujące zgłoszeń w ten sposób nie będą podlegały wynikającej z niej ochronie. W tym kontekście z punktu widzenia podmiotów prawnych bardzo ważnym, wymagającym wcześniejszego przygotowania się, narzuconym przez Projekt obowiązkiem będzie konieczność określenia w procedurze zgłoszeń wewnętrznych trybu postępowania z informacjami o naruszeniu prawa zgłoszonymi anonimowo. Powyższe rozwiązania pozostają w zgodzie z Dyrektywą, która pozostawiła Państwom Członkowskim decyzję co do dopuszczalności przyjmowania anonimowych zgłoszeń. 

Nieodpłatna pomoc prawna dla sygnalisty

Nowością będzie również możliwość skorzystania przez osobę chcącą dokonać zgłoszenia naruszenia prawa z nieodpłatnej pomocy prawnej i nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego na podstawie przepisów ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej. 

Tajemnice chronione w zakresie obronności i bezpieczeństwa

Projekt przewiduje również rozszerzenie katalogu informacji, do których nie będzie stosować się przepisów ustawy o (i) umowy offsetowe zawierane na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 2014 r. o niektórych umowach zawieranych w związku z realizacją zamówień o podstawowym znaczeniu dla bezpieczeństwa państwa (Dz. U. z 2022 r. poz. 1218) oraz (ii) inne środki podejmowane w celu ochrony podstawowych lub istotnych interesów bezpieczeństwa państwa na podstawie art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.

Doprecyzowanie niejasnych kwestii

Doprecyzowano także kwestie, które do tej pory nastręczały pewnych wątpliwości. Przede wszystkim wprowadzono przepis zapewniający sygnaliście ochronę wynikającą z ustawy już od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, określając tym samym moment, od którego przysługiwać będzie ochrona. Wyznaczono także termin na wydanie przez organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych zaświadczenia o potwierdzeniu podlegania przez daną osobę ochronie wynikającej z ustawy, który zgodnie z Projektem może wynosić maksymalnie 1 miesiąc od dnia otrzymania żądania wydania takiego zaświadczenia. Wskazano wreszcie sposób obliczania stanu załogi, który determinuje obowiązek określenia procedury zgłoszeń wewnętrznych przez obowiązane podmioty, w ten sposób, że do stanu załogi wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia. Stan zatrudnienia ma być badany na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku.