HR In the Know 7/2024

W dniu 23 maja 2024 r., po wielu miesiącach prac na poziomie rządowym, podczas których pojawiły się liczne projekty, Sejm uchwalił wreszcie ustawę o ochronie sygnalistów („Ustawa”). Nie oznacza to wprawdzie końca ścieżki legislacyjnej, ponieważ Ustawa trafi teraz do Senatu, gdzie będzie rozpatrywana, a następnie będzie wymagać podpisu Prezydenta. Wdrożenie dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii do polskiego porządku prawnego jest już jednak na bardzo zaawansowanym etapie.

W stosunku do podmiotów prywatnych ustawa ma wejść w życie po upływie 3 miesięcy od dnia jej ogłoszenia. Należy zatem oczekiwać, że przypadnie to wczesną jesienią br. (wrzesień – październik 2024 r.), w zależności od tempa procedowania Ustawy w Senacie i ilości zgłoszonych poprawek.

Rekomendujemy zatem niezwłoczne rozpoczęcie prac nad stosownymi procedurami – dotychczas wprowadzone nie będą wystarczające, a na przygotowanie nowych od zera może okazać się niewiele czasu, biorąc pod uwagę wiele strategicznych decyzji, które należało będzie podjąć. Zwracamy uwagę, że obowiązek ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych będzie uzależniony od stanu zatrudnienia, do którego wliczani będą nie tylko pracownicy, ale również osoby świadczące pracę na innej podstawie prawnej, w szczególności na podstawie umów cywilnoprawnych.

O poprzednich wersjach projektowanych przepisów informowaliśmy Państwa w poprzednich wydaniach HR In the Know (2/2024 oraz 4/2024). W niniejszym artykule omówimy najistotniejsze kwestie oraz zmiany, które pojawiły się w uchwalonej przez Sejm Ustawie w stosunku do poprzednich projektów ustawy wdrażającej unijne regulacje w zakresie ochrony sygnalistów.

Wspólna procedura zgłoszeń wewnętrznych

Uchwalony tekst Ustawy nie różni się istotnie od ostatniego projektu rządowego przedłożonego do rozpatrzenia przez Sejm. Najdonioślejszą nowością, która pojawiła się podczas prac sejmowych, jest nowy art. 28 ust. 8 Ustawy, który wprowadza możliwość ustalenia wspólnej procedury zgłoszeń wewnętrznych przez podmioty prywatne należące do grupy kapitałowej w rozumieniu art. 4 pkt 14 ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów. Warunkiem wprowadzenia takiego rozwiązania będzie jednak zapewnienie zgodności wykonywanych w ramach wspólnej procedury zgłoszeń wewnętrznych czynności z Ustawą. Nowość ta stanowi odpowiedź ustawodawcy na podnoszoną przez niektórych pracodawców w toku prac legislacyjnych konieczność umożliwienia ustanowienia wspólnego kanału zgłoszeń przez podmioty powiązane.

Powyższe rozwiązanie wprowadza jednak szereg wątpliwości i nie rozwiązuje do końca problemu, na który wskazywali pracodawcy. Pozostałe przepisy Ustawy nie umożliwiają bowiem podmiotom należącym do tej samej grupy kapitałowej ustanowienia jednego, wspólnego podmiotu lub osoby odpowiedzialnej za wszystkie etapy postępowania w sprawie zgłoszenia dokonanego przez sygnalistę. Jedynym wyjątkiem jest możliwość (istniejąca już w poprzednich projektach) upoważnienia podmiotu zewnętrznego wyłącznie w zakresie (i) obsługi przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych; (ii) potwierdzania przyjęcia zgłoszenia; (iii) przekazywania informacji zwrotnej oraz (iv) dostarczania informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających zgodność tych czynności z Ustawą. Możliwość ta nie obejmuje zatem outsourcingu wszelkich obowiązków spoczywających na pracodawcach na podstawie Ustawy. Ponadto, Ustawa nadal zezwala podmiotom prywatnym, na rzecz których wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50, lecz nie więcej niż 249 osób, na ustalenie wspólnych zasad dotyczących przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenia postępowania wyjaśniającego.

W związku z powyższym, Ustawa wprowadza jedynie pozorne ułatwienie dla podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej. Będą one mogły co prawda ustalić wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych, jednak każda ze spółek powiązanych powinna indywidualnie procedować dotyczące ją zgłoszenie przyjęte w ramach wspólnej procedury (za wyjątkiem czynności, do których możliwe jest zaangażowanie podmiotu zewnętrznego, opisanych powyżej). W konsekwencji regulacje Ustawy w zakresie grup kapitałowych sprawiają, że podmiot zewnętrzny (np. spółka-matka) będzie mógł co do zasady jedynie przyjmować zgłoszenia w obrębie całej grupy, natomiast każdy pracodawca będzie musiał samemu ocenić zgłoszenie i przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, a następnie podjąć działania następcze.

Vacatio legis

Kolejną kwestią, którą chcielibyśmy zasygnalizować w ramach niniejszego artykułu, jest fakt niewydłużenia przez ustawodawcę okresu vacatio legis Ustawy. Podczas prac nad Ustawą proponowano, aby jej okres wejścia w życie wydłużyć do 6 miesięcy i tym samym zrównać go z okresem odnoszącym się do zgłoszeń zewnętrznych, argumentując, że 3 miesiące od momentu ogłoszenia Ustawy to zbyt mało, by przygotować się do sprostania obowiązkom wynikającym z nowych przepisów. Ustawodawca nie zdecydował się jednak na takie rozwiązanie i tym samym podmioty prywatne zmuszone będą do wdrożenia procedur zgłoszeń wewnętrznych w ciągu 3 miesięcy, podczas gdy przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych będą mogły zostać wdrożone w ciągu 6 miesięcy od dnia ogłoszenia Ustawy. Tak mała ilość czasu na przygotowanie procedur skutkować może w przyszłości licznymi nieprawidłowościami przy przyjmowaniu zgłoszeń i podejmowaniu działań następczych.

Wysokość odszkodowania dla sygnalisty

W HR In the Know 4/2024 informowaliśmy, że ówczesny projekt ustawy z 26 lutego 2024 r. przewidywał minimalne odszkodowanie dla sygnalisty, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, w wysokości co najmniej dwunastokrotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszanego do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Już w projekcie przyjętym przez Radę Ministrów na początku kwietnia 2024 r. wysokość tą zredukowano do jednego miesięcznego wynagrodzenia ustalanego w powyższy sposób. Nowa wysokość została utrzymana w Ustawie.

Inne zmiany w stosunku do projektu omawianego w HR In the Know 4/2024

Kolejną zmianą w Ustawie w stosunku do projektu z 26 lutego 2024 omawianego w HR In the Know 4/2024 jest zmiana katalogu naruszeń prawa podlegającego Ustawie. Usunięto z niego naruszenia w zakresie handlu ludźmi oraz wolności i prawa człowieka i obywatela, zastępując te punkty naruszeniami w zakresie konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela występującymi w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązanymi z dziedzinami wskazanymi w pozostałych punktach katalogu. Jednocześnie pozostawiono odwołanie do naruszeń prawa pracy, które budziło uzasadnione kontrowersje jako mało precyzyjne i potencjalnie pokrywające się z już istniejącymi regulacjami w zakresie przeciwdziałania mobbingu i dyskryminacji.

Warto również podkreślić, że w kolejnych wersjach projektu ustawy, które pojawiły się, odkąd ostatni raz informowaliśmy o statusie ustawy o ochronie sygnalistów, do katalogu osób mogących stać się sygnalistami dodano również prokurenta. Ze względu na to, że katalog ten ma charakter otwarty, jest to jedynie zmiana techniczna i doprecyzowująca.