HR In the Know 9/2024
W dniu 24 czerwca 2024 r. w Dzienniku Ustaw została ogłoszona ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów („Ustawa”). Oznacza to, że Ustawa wejdzie w życie dnia 25 września 2024 r., tj. po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia (za wyjątkiem przepisów w zakresie zgłoszeń zewnętrznych, które wejdą w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia Ustawy). Na dostosowanie się do nowych przepisów pozostało zatem już niewiele czasu.
O poszczególnych projektach, które pojawiły się w trakcie prac nad Ustawą oraz przebiegu procesu legislacyjnego, informowaliśmy Państwa w poprzednich wydaniach HR In the Know 2/2024, 4/2024, 7/2024, 8/2024.
Do najważniejszych czynności, które będzie należało podjąć, żeby dostosować się do przepisów Ustawy należą:
- Ustalenie procedury zgłoszeń wewnętrznych („Procedura”) przez podmioty prawne, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób, przy czym do liczby tej wliczani będą nie tylko pracownicy, ale również osoby świadczące pracę na innej podstawie prawnej, w szczególności na podstawie umów cywilnoprawnych. Konieczne będzie zatem sprawdzenie liczby osób świadczących odpłatnie pracę na rzecz danego pracodawcy, zatrudnionych na podstawie umów o pracę oraz pozostałych stosunków prawnych, w celu zbadania czy firma będzie miała obowiązek wdrożenia Procedury. Na marginesie warto przypomnieć, że na podmioty prawne zatrudniające poniżej 50 osób taki obowiązek nie został nałożony, ale mogą one dobrowolnie wprowadzić własne Procedury.
- Przeprowadzenie konsultacji Procedury z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w spółce działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w tym podmiocie, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa. Konsultacje te powinny trwać co najmniej 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu Procedury.
- Przeprowadzenie wyborów przedstawicieli osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego na potrzeby konsultacji Procedury, jeśli w danym podmiocie nie działa zakładowa organizacja związkowa. Zwracamy uwagę, że powyższy organ przedstawicielski powinien uwzględniać nie tylko pracowników, ale także osoby świadczące pracę na innej podstawie prawnej (np. na podstawie umów cywilnoprawnych) co oznacza, że nie będzie możliwe przeprowadzenie konsultacji z przedstawicielami pracowników wybranymi dla potrzeb innych kwestii wynikających z przepisów prawa pracy.
- Podanie Procedury do wiadomości osób wykonujących pracę w danym podmiocie prawnym. Zgodnie z Ustawą, Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym.
- Przygotowanie wzorów innych dokumentów wymaganych przez Ustawę, w tym rejestru zgłoszeń wewnętrznych, potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia i informacji zwrotnej, upoważnienia dla osób przyjmujących zgłoszenia lub prowadzących postępowanie wyjaśniające do przetwarzania danych osobowych; umowy o zachowaniu poufności.
Podjęcie powyższych czynności będzie możliwe dopiero po wejściu w życie Ustawy. Ustawa nie przewiduje jednak okresu przejściowego. Nie będzie zatem dodatkowego czasu, w którym firmy będą mogły dostosować się do nowych obowiązków po wejściu w życie Ustawy. W związku z powyższym, biorąc pod uwagę ilość czynności, które należy podjąć i dokumentów, które należy przygotować, a także ich złożoność, rekomendujemy rozpoczęcie prac w trakcie 3-miesięcznego okresu vacatio legis. Pozwoli to na podjęcie w/w działań niezwłocznie po wejściu w życie Ustawy.
Dodatkowo, zgodnie z przepisami Ustawy, wszyscy pracodawcy (nie tylko ci, którzy są zobowiązani do ustalenia Procedury) będą mieli również obowiązek zapewnienia ochrony osobom zgłaszającym naruszenia prawa przed działaniami odwetowymi.
Z powyższego wynika zatem, że dla wielu pracodawców szykują się pracowite wakacje, ponieważ lista wynikających z Ustawy obowiązków jest długa. W związku z tym konieczne będzie podjęcie licznych działań w celu dostosowania się do nowych wymogów, a czasu do wejścia nowych przepisów w życie pozostało już naprawdę niewiele.
