HR in the Know 10/2024

25 września 2024 r. jest istotną cezurą w procesie implementacji do polskiego porządku prawnego reżimu prawnego dotyczącego sygnalistów. Dziś bowiem weszły w życie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów („Ustawa”), z wyjątkiem przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, które wejdą w życie dopiero w dniu 25 grudnia 2024 r.

O poszczególnych projektach, które pojawiły się w trakcie prac nad Ustawą, przebiegu procesu legislacyjnego oraz ogłoszeniu Ustawy w Dzienniku Ustaw RP informowaliśmy Państwa w poprzednich wydaniach HR in the Know 2/2024, 4/2024, 7/2024, 8/2024 oraz 9/2024.

Obecnie istotne jest, że wejście w życie Ustawy wiąże się z pojawieniem się nowych obowiązków po stronie pracodawców, z których najważniejszym jest obowiązek ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych („Procedura”). Przepisy Ustawy są jednak w wielu miejscach nieprecyzyjne, powodując wątpliwości co do tego, jak powinny być zastosowane w praktyce. Dlatego też wszystkim podmiotom zobowiązanym do wdrożenia Procedury na mocy Ustawy rekomendujemy niezwłoczne rozpoczęcie prac i podjęcie decyzji biznesowych na temat rozwiązań prawnych mających zastosowanie w danym podmiocie, w szczególności, jeśli rozważane jest skorzystanie z zasobów grupy kapitałowej w zakresie rozpatrywania zgłoszeń sygnalistów.

NAJWAŻNIEJSZE AKTUALNE WĄTPLIWOŚCI ZWIĄZANE Z WDROŻENIEM USTAWY

Kiedy należy ustalić Procedurę?

Pierwszym i najważniejszym obszarem, w którym pojawiają się wątpliwości, jest termin, do którego poszczególne podmioty prawne zobowiązane będą do podjęcia określonych przez Ustawę działań, w tym ustalenia Procedury. Wątpliwości te potęguje fakt, iż Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej („MRPiPS”) wydało w tym zakresie trzy sprzeczne ze sobą stanowiska, zgodnie z którymi wskazało różne terminy, w których podmioty obowiązane, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową (tj. jako pracownicy oraz w ramach umów cywilnoprawnych, w tym jako B2B jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia) co najmniej 50 osób, powinny ustalić Procedurę: (i) najpóźniej 25 września 2024 r., (ii) najpóźniej 1 stycznia 2025 r. oraz (iii) po 1 stycznia 2025 r.

Z prawnego punktu widzenia najbardziej logicznym wydaje się ostatnie stanowisko zakładające, że w/w podmioty dokonają badania stanu zatrudnienia w dniu 1 stycznia 2025 r. i dopiero wtedy rozpoczną działania mające na celu ustalenie Procedury. Rekomendujemy co do zasady, aby nie czekać z wdrożeniem Procedury do wskazanego przez MRPiPS terminu, tylko rozważyć wprowadzenie Procedury w swojej organizacji możliwie jak najszybciej po dniu wejścia w życie Ustawy. Zwracamy bowiem uwagę, że niezależnie od odpowiedzialności karnej za nieustalenie Procedury, w razie jej braku po 25 września 2024 r., osoby chcące dokonać zgłoszenia ewentualnych naruszeń prawa będą mogły potencjalnie skorzystać z ujawnienia publicznego, a po 25 grudnia 2024 r. – również ze zgłoszenia zewnętrznego. Skorzystanie zaś przez sygnalistę z tych możliwości może nie być pożądane, gdyż rodzi ryzyko przedostania się do wiadomości publicznej informacji dotyczących naruszeń prawa i może skutkować szkodami reputacyjnymi.

Podmioty obowiązane do ustalenia Procedury niezależnie od stanu zatrudnienia

Powyższe interpretacje nie dotyczą jednak specyficznej grupy podmiotów, tj. wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937. Są one zobowiązane do ustalenia Procedury niezależnie od poziomu zatrudnienia. Oznacza to, że w/w podmioty powinny ustalić Procedurę niezwłocznie po 25 września 2024 r. Powinny one zatem podjąć konieczne działania już teraz, aby jak najszybciej wywiązać się z nałożonych przez Ustawę obowiązków w celu uniknięcia potencjalnych negatywnych konsekwencji.

Zgłoszenia w ramach grupy kapitałowej

Kolejnym bardzo istotnym problemem jest możliwość współpracy przy obsłudze zgłoszeń przez podmioty należące do tej samej grupy kapitałowej. Co prawda Ustawa zawiera nawet dwie podstawy prawne, które mogłyby potencjalnie znaleźć zastosowanie w takiej sytuacji, jednak po dokładniejszej analizie okazuje się, że oba przepisy są tak nieprecyzyjne, iż nie dają mocnych podstaw do jednoznacznych konkluzji odnośnie do dopuszczalności takiego rozwiązania. Najbezpieczniejszą opcją będzie ustalenie własnej Procedury przez każdy obowiązany podmiot i ewentualne korzystanie z zasobów grupowych (takich jak pracownicy działów prawnych lub compliance innych spółek z grupy) jedynie pomocniczo, w ramach działań następczych, jako doradców/ekspertów uzupełniających w ramach własnych kompetencji danego podmiotu w zakresie postępowania wyjaśniającego. Szczególnie problematyczne wydaje się współdziałanie w ramach transgranicznych grup kapitałowych, gdyż w takiej sytuacji nie jest jasne, które przepisy miałyby zastosowanie i czy zapewnione byłoby procedowanie zgodnie z wymogami polskiej Ustawy, co jest konieczne. Nie jest wykluczone natomiast współistnienie grupowej procedury whistleblowingowej obok Procedury lokalnej – taka możliwość wynika wprost z wytycznych Komisji Europejskiej.

Z publikacji prasowych wynika, że MRPiPS zdaje sobie sprawę, że ustawa budzi wątpliwości interpretacyjne, ale jako źródło problemu referuje niejasne w ocenie Ministerstwa normy dyrektywy 2019/1937 wskazując jako przykład, że w dyrektywie brakuje przepisów dotyczących grup kapitałowych, przy czym jedyne uregulowanie w tym zakresie znalazło się w części nienormatywnej (motyw 55), a Komisja Europejska ma zastrzeżenia co do sposobu wdrożenia tego rozwiązania w wielu państwach członkowskich.

Z kim skonsultować Procedurę?

Kolejną wątpliwością nasuwającą się w związku z wejściem w życie Ustawy jest katalog osób, z którymi obowiązany podmiot prawny musi skonsultować projekt Procedury. O ile problem ten nie występuje w przypadku, gdy u danego pracodawcy działają związki zawodowe, o tyle w ich braku konieczne będą konsultacje z przedstawicielami osób świadczących pracę na jego rzecz. Ustawa nie definiuje tego pojęcia. Wbrew uzasadnieniu do Ustawy (które zdaje się pozostało z jednej z wcześniejszych wersji jej projektu), powyższe przedstawicielstwo powinno uwzględniać nie tylko pracowników, ale również przedstawicieli osób, z którymi zawarto umowy cywilnoprawne. Pytanie tylko – których? Umowy takie zawierane są bowiem z różnego rodzaju dostawcami (np. przyborów biurowych czy usług sprzątania). Dlatego też rozsądnym wydaje się uwzględnienie jedynie takich osób, które świadczą usługi na rzecz danego podmiotu osobiście i nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, stosując analogicznie tożsamy krąg, jaki ma zastosowanie do zdefiniowania osób wykonujących pracę zarobkową.