HR in the Know 15/2024
W dniu 25 grudnia 2024 r. wejdą w życie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów („Ustawa”) dotyczące zgłoszeń zewnętrznych. Oznacza to, że od tego dnia Ustawa zacznie już obowiązywać w całości.
Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że wejście w życie w/w przepisów nie będzie miało wpływu na podmioty prywatne. Jest jednak wręcz odwrotnie. Przede wszystkim, od 25 grudnia 2024 r. sygnaliści otrzymają kolejny kanał zgłoszeń, z którego będą mogli skorzystać bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Dlatego też tak istotne będzie zapewnienie istnienia efektywnych kanałów zgłoszeń w ramach organizacji, co pozwoli zmniejszyć ryzyko skorzystania przez sygnalistów z nowej ścieżki, które może być w wielu sytuacjach niepożądane. Ponadto, wejście w życie nowych przepisów powoduje konieczność uzupełnienia procedur zgłoszeń wewnętrznych („Procedura”) o informacje dotyczące zgłoszeń zewnętrznych (o ile nie zostały one tam zawarte wcześniej).
O poszczególnych etapach prac nad Ustawą i jej wejściu w życie informowaliśmy Państwa w poprzednich wydaniach HR in the Know (2/2024, 4/2024, 7/2024, 8/2024, 9/2024 oraz 10/2024).
Nowe kanały zgłoszeń
Od 25 grudnia 2024 r. potencjalni sygnaliści będą mogli dokonywać zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego. Otworzy to dla nich nowy, trzeci już (po zgłoszeniach wewnętrznych i ujawnieniach publicznych) kanał zgłoszeń. O ile samą możliwość dokonania zgłoszenia zewnętrznego przez sygnalistę należy ocenić pozytywnie, o tyle może to nie być pożądane przez podmioty prywatne. Stwarza to bowiem szereg ryzyk, począwszy od potencjalnych negatywnych konsekwencji prawnych w przypadku uznania przez organ publiczny, iż w danej spółce rzeczywiście doszło do naruszenia prawa, a skończywszy na ewentualnych szkodach reputacyjnych w przypadku przedostania się do opinii publicznej niepożądanych informacji o nieprawidłowościach. W wielu sytuacjach naruszeniu prawa można bowiem skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, bez konieczności angażowania organów publicznych.
Na powyższe ryzyka związane ze zgłoszeniami zewnętrznymi najbardziej narażone są podmioty, które będąc obowiązane, nie wprowadziły jak dotąd Procedury. Wobec jej braku, osoby zatrudnione w tych podmiotach nie będą miały możliwości skorzystania ze ścieżki w ramach organizacji, a zatem jedynymi dostępnymi dla nich drogami będą zgłoszenie zewnętrzne (po 25 grudnia 2024 r.) oraz ujawnienie publiczne (które jednak jest dopuszczalne jedynie w ściśle określonych sytuacjach). W celu zminimalizowania wskazanych wyżej ryzyk ważne jest zatem niezwłoczne wdrożenie Procedury, niezależnie od terminów wynikających z nieoficjalnego stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
Dodatkowo, w celu zachęcenia sygnalistów do dokonywania zgłoszeń poprzez kanały wewnętrzne zamiast zewnętrzne, Procedura powinna być skonstruowana tak, aby ułatwiać im korzystanie ze ścieżki w ramach organizacji i umożliwiać podmiotom skuteczne reagowanie na wykryte naruszenia. Ustawa pozwala również na stworzenie w Procedurze systemu zachęt dla potencjalnych sygnalistów do korzystania z Procedury, choć należy przyznać, że jak na razie rozwiązanie to nie jest zbyt popularne na rynku polskim.
Trzeba mieć jednak na uwadze, że niezależnie od powyższego sygnalista i tak nie ma obowiązku skorzystania w pierwszej kolejności z kanału wewnętrznego oferowanego przez podmiot prawny i może zgłosić swoje podejrzenia od razu do właściwych organów państwowych.
Informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych
Drugą kwestią, na którą należy zwrócić uwagę w związku z wejściem w życie przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, jest powstanie od dnia 25 grudnia 2024 r. obowiązku zawarcia w Procedurze zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz - w stosownych przypadkach - do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej. Ustalając Procedurę, podmioty prywatne powinny więc pamiętać o ich uwzględnieniu, zaś podmioty, które już wdrożyły Procedurę, powinny zweryfikować, czy zawiera ona odpowiednią w/w informację, a jeśli nie – zaktualizować Procedurę.
